Så väljer ni rätt logistikkonsult

Använd gärna följande checklista när ni tar in offerter eller innan ni träffar potentiella logistikkonsulter.

Checklista: 12 saker att kontrollera innan ni väljer logistikkonsult

• Har vi definierat vilket problem eller projekt konsulten ska arbeta med?

• Har konsulten genomfört liknande typer av logistikprojekt?

• Finns erfarenhet från lager eller terminaler med jämförbara processer, volymer, system eller automation?

• Passar konsultens kompetens den projektfas vi befinner oss i?

• Vet vi vilka personer som faktiskt kommer att arbeta i projektet?

• Är det tydligt hur stort ansvar konsulten ska ta och vad som ska ligga kvar internt?

• Är ansvarsfördelningen tydlig mellan konsulten, vår organisation och eventuella leverantörer?

• Vet vi vilka konkreta leveranser konsulten ska ta fram?

• Finns relevanta referenser där konsultens faktiska roll går att verifiera?

• Är konsulten tydlig med eventuella leverantörsrelationer och hur olika alternativ utvärderas?

• Går det att följa tid, budget, beslutspunkter och projektets framdrift?

• Är det tydligt hur resultat, kunskap och ansvar ska följas upp och lämnas över?

Alla punkter väger inte lika tungt i varje projekt. En avgränsad förstudie kräver inte samma upplägg som en WMS-implementering eller lagerflytt. Bedöm därför konsulten utifrån uppgiften ni faktiskt ska lösa.

Börja med uppdraget, inte konsultens CV

Det är svårt att välja rätt konsult om det fortfarande är oklart vad som ska lösas. Börja därför med att ringa in frågan. Ska ni analysera ett kapacitetsproblem, utveckla lagerlayouten, kravställa ett WMS eller förbereda ett större automationsprojekt? Vad ska projektet leda fram till?

Ni behöver inte känna till lösningen från början. En förstudie kan vara just det som behövs för att avgöra vilken väg som är rätt. Men det bör finnas en gemensam bild av problemet, målet och vilka frågor konsulten ska hjälpa er att besvara. Då blir det också lättare att jämföra kandidater på samma grunder.

Bestäm hur stort ansvar konsulten ska ta

Nästa fråga är hur omfattande konsultinsatsen ska vara. I ett projekt kanske ni behöver en avgränsad specialistinsats för att kvalitetssäkra en lagerlayout, göra en kapacitetsanalys eller ta fram en kravspecifikation. I ett annat behöver konsulten projektleda flera arbetsströmmar och följa projektet genom upphandling, implementering och uppstart.

Var därför tydliga med vilket ansvar ni vill behålla internt och vad konsulten ska äga. Fundera också på om behovet kan förändras när projektet går från analys till genomförande.

Det påverkar både vilken konsultprofil som passar och hur projektteamet bör sättas samman.

Bedöm rätt sorts erfarenhet

Formuleringar som ”många års erfarenhet av logistik” säger inte särskilt mycket om hur väl en konsult passar ert projekt.

Typ av projekt. Har konsulten arbetat med den förändring ni står inför, exempelvis lageretablering, layoututveckling, WMS eller automation?

Operativ miljö. Finns erfarenhet från verksamheter med liknande processer, volymer, system eller teknisk komplexitet?

Roll i projektet. Vad gjorde konsulten faktiskt? Att ha deltagit i en lagerflytt är något annat än att ha ansvarat för kapacitetsdimensionering, projektledning eller uppstart.

Projektfas. Ligger erfarenheten främst inom analys och koncept, eller har konsulten även arbetat med upphandling, implementering och upprampning?

Vid ett WMS-projekt kan erfarenhet från liknande implementationsmiljöer vara mer relevant än att konsulten tidigare arbetat i exakt samma bransch. Det viktiga är hur väl erfarenheten motsvarar problemen som ska lösas hos er.

Var tydliga med arbetssätt och leveranser

Be konsulten beskriva hur arbetet faktiskt ska gå till. Vilken information behövs från er? Vilka personer behöver involveras? Vad händer under den första projektfasen? När behöver ni som kund fatta beslut?

Framför allt ska det gå att förstå vad uppdraget ska resultera i. Det kan vara en nulägesanalys, kapacitetsberäkningar, ett layoutförslag, en konceptstudie, en kravspecifikation eller ett underlag inför upphandling. I andra projekt ligger leveransen snarare i projektledning och stöd genom implementering, uppstart och upprampning.

Allt behöver inte vara bestämt från dag ett. Men det bör finnas en tydlig bild av vad varje fas ska leda fram till och när nästa beslut ska fattas.

Jämför offerter på samma grunder

Två konsultofferter går sällan att jämföra enbart på timpris eller totalsumma.

Kontrollera därför:

• Vilka konsultprofiler som ingår.

• Vilken arbetsinsats uppskattningen bygger på.

• Vilket ansvar konsulten tar.

• Vilka projektfaser och leveranser som omfattas.

• Vad ni som kund förväntas göra själva.

• Vilka antaganden och avgränsningar offerten bygger på.

En lägre timtaxa behöver inte innebära ett billigare uppdrag om fler timmar krävs eller viktiga delar ligger utanför offerten. Pris behöver därför bedömas tillsammans med bemanning, ansvar och omfattning.

Läs mer: Vad kostar en logistikkonsult?

Kontrollera referenser, inte bara kundlistan

Ett välkänt kundnamn visar inte vad konsulten faktiskt gjorde. Försök därför förstå kundens utgångsläge, vilken uppgift konsulten fick och vilket ansvar personen själv tog. Ta också reda på vilka leveranser som ingick, hur långt konsulten följde projektet och hur resultatet utvärderades.

Vid större uppdrag kan det vara värdefullt att prata direkt med en referenskund. Då går det att fråga hur konsulten arbetade när förutsättningarna ändrades, beslut drog ut på tiden eller problem behövde lösas under genomförandet.

Referensen ska hjälpa er förstå hur konsulten arbetar, inte bara bekräfta att uppdraget har funnits.

Kontrollera att lösningen fungerar även i driften

Ett logistikprojekt kan vara strategiskt eller tekniskt på papperet, men resultatet ska till slut resultera i konkreta lösningar i den operativa verksamheten.

En ny layout påverkar exempelvis förflyttningar, bemanning och kapacitet. Automation förändrar processer och arbetssätt. Ett WMS behöver fungera tillsammans med både människor, processer och andra system.

Fråga därför hur konsulten väger in den dagliga driften när lösningar analyseras och utformas.

På Insitepart driver vi själva lager- och terminalverksamhet. Den erfarenheten följer med in i konsultprojekten och ger ett praktiskt perspektiv på hur beslut inom exempelvis processer, automation och IT fungerar när lösningen ska användas i den dagliga driften.

Bestäm hur resultatet ska följas upp

Vad som ska mätas beror på projektet. I ett effektiviseringsprojekt kan relevanta mått vara produktivitet, kapacitet, kostnad per order, ledtid, kvalitet eller leveransprecision. I ett etablerings- eller implementationsprojekt kan projektmilstolpar, genomförda leveranser och en stabil uppstart vara mer relevanta.

Sätt därför ett relevant nuläge där det går och kom överens om vilka mål, nyckeltal eller milstolpar som ska följas. Det bör också vara tydligt hur nedlagd tid och budget rapporteras och när effekten rimligen går att utvärdera.

Alla konsultuppdrag går inte att räkna hem med ett enkelt ROI-tal. Målet är i stället att kunna jämföra utfallet med det nuläge, de milstolpar eller de nyckeltal ni satte innan projektet startade.

Vanliga misstag när ni väljer logistikkonsult

• Att välja på pris i stället för uppdrag: Timtaxan är bara en del av bilden. Kompetens, uppskattad arbetsinsats, ansvar och leveranser påverkar den totala konsultkostnaden minst lika mycket.

• Att nöja sig med generell erfarenhet: Många år inom logistik behöver inte innebära erfarenhet från just den förändring ni ska genomföra. Titta bakom CV-rubrikerna.

• Att utvärdera bolaget men inte personerna: Kontrollera vilka personer som faktiskt ska arbeta i projektet och vilka delar de ska ansvara för.

• Att lämna ansvarsfördelningen öppen: Det behöver vara tydligt vad konsulten, den egna organisationen och eventuella externa leverantörer ansvarar för.

• Att bara planera fram till beslutet: En analys, ett koncept eller en upphandling är sällan slutpunkten. Redan tidigt bör ni fundera över hur lösningen ska implementeras, förankras och fungera i den löpande verksamheten.

Vanliga frågor om att välja logistikkonsult

Hur väljer man rätt logistikkonsult?

Utgå från projektet. Jämför erfarenhet från liknande uppdrag, personerna som faktiskt ska göra jobbet, arbetssätt, ansvar, leveranser och hur resultatet ska följas upp.

Vilka kvalifikationer bör en logistikkonsult ha?

Det beror på uppdraget. Relevant erfarenhet av exempelvis analys, flöden, layout, automation, IT eller projektledning bör matcha projektets behov och fas.

Hur utvärderar man en logistikkonsults tidigare resultat?

Titta på vilket problem konsulten fick, vilket ansvar personen hade, vad som levererades och hur resultatet följdes upp. Referenser från jämförbara projekt ger mer information än en generell kundlista.

Vad gör en logistikkonsult?

En logistikkonsult arbetar med utvecklingsuppgifter och projekt inom logistik, till exempel analys, flöden, layout, automation, IT och projektledning. Uppdraget kan vara avgränsat till en viss fas eller sträcka sig från förstudie och koncept till implementering och uppstart.

Läs mer: Vad gör en logistikkonsult?

När bör man anlita en logistikkonsult?

När ett projekt kräver kompetens, erfarenhet eller projektkapacitet som den egna organisationen behöver komplettera.

Läs mer: Så vet ni när det är dags att anlita en logistikkonsult.

Vad kostar en logistikkonsult?

Kostnaden styrs bland annat av kompetens, omfattning och vilket ansvar konsulten ska ta.

Läs mer: Vad kostar en logistikkonsult?

Rätt konsult för rätt uppgift

Att välja logistikkonsult börjar med att förstå vilket jobb som ska göras och hur stort ansvar ni behöver lägga externt.

Definiera uppdraget, granska vilken erfarenhet som faktiskt är relevant och ta reda på vilka personer som kommer att arbeta i projektet. Var sedan tydliga med omfattning, leveranser, ansvar och uppföljning innan arbetet startar.

På Insitepart arbetar våra logistikkonsulter med utvecklingsprojekt inom bland annat strategi, projektledning, flöden, layout, processutveckling, automation och IT. Insatsen kan vara en avgränsad specialistuppgift eller omfatta flera projektfaser, från analys och koncept till implementering och uppstart.

Läs mer om Insiteparts logistikkonsult